Pengunduran diri karyawan tidak selalu efektif pada akhir bulan. Karyawan dapat menyelesaikan masa kerjanya pada minggu pertama, pertengahan bulan, atau tanggal lain sesuai kesepakatan dan ketentuan perusahaan.
Kondisi tersebut membuat periode kerja terakhir tidak selalu mencakup satu bulan penuh.HR perlu memahami cara menghitung gaji resign tengah bulan untuk menentukan pembayaran pada periode terakhir.
Salah satu pendekatan yang dapat perusahaan gunakan adalah menghitung gaji secara proporsional berdasarkan bagian masa kerja yang dijalani. Sebelum menentukan nominal, HR perlu memastikan tanggal efektif terakhir bekerja.
Tim juga harus melihat periode payroll, jadwal kerja, dan komponen penghasilan yang masih menjadi hak karyawan. Pemeriksaan tersebut membantu perusahaan menghindari penggunaan jumlah hari yang tidak sesuai dengan kondisi sebenarnya.
Mulai dari Tanggal Terakhir dan Jumlah Hari Kerja
Langkah pertama adalah menentukan tanggal efektif berakhirnya masa kerja. Tanggal tersebut dapat berbeda dari waktu karyawan menyerahkan surat pengunduran diri.
Misalnya, karyawan mengajukan resign pada tanggal 5 dan menetapkan tanggal 18 sebagai hari kerja terakhir sesuai proses yang berlaku. HR perlu menggunakan tanggal efektif tersebut ketika menentukan periode terakhir.
Selanjutnya, hitung jumlah hari kerja yang masuk sejak awal periode sampai tanggal terakhir. Jangan hanya menghitung jumlah tanggal kalender karena jadwal off dan hari libur dapat memengaruhi jumlah hari kerja.
HR juga perlu memeriksa pola shift. Karyawan dengan sistem shift mungkin memiliki jumlah hari kerja berbeda dari karyawan dengan jadwal reguler meskipun tanggal terakhir keduanya sama.
Hitung Nilai Gaji pada Periode Terakhir
Setelah mengetahui jumlah hari kerja, HR dapat melakukan perhitungan. Salah satu metode sederhana adalah mencari nilai gaji per hari terlebih dahulu.
Rumusnya:
Gaji Harian = Gaji Bulanan ÷ Total Hari Kerja Periode
Kemudian:
Gaji Prorata = Gaji Harian × Jumlah Hari Kerja yang Dihitung
Sebagai contoh, karyawan memiliki gaji Rp5.500.000 dan terdapat 22 hari kerja dalam periode tersebut. Nilai per harinya:
Rp5.500.000 ÷ 22 = Rp250.000
Jika masa kerja terakhir mencakup 12 hari:
Rp250.000 × 12 = Rp3.000.000
Berdasarkan ilustrasi tersebut, nilai prorata mencapai Rp3.000.000 sebelum HR memasukkan komponen lainnya.
Perhitungan tersebut merupakan salah satu pendekatan dalam cara menghitung gaji prorata. Perusahaan tetap perlu mengikuti kebijakan penggajian, perjanjian kerja, serta ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku ketika menentukan pembayaran akhir.
Cek Komponen Lain Sebelum Finalisasi
HR tidak sebaiknya langsung menyelesaikan payroll setelah memperoleh nominal prorata. Pembayaran terakhir dapat melibatkan beberapa komponen yang perlu tim periksa secara terpisah.
Pastikan catatan kehadiran sampai hari terakhir sudah sesuai. Penggunaan aplikasi absensi online dapat membantu HR mengelola informasi kehadiran dan jadwal sebagai data pendukung saat memeriksa periode kerja terakhir.
HR kemudian perlu mengecek komponen penghasilan dan kewajiban lain sesuai kebijakan serta ketentuan yang berlaku. Jangan menganggap seluruh komponen otomatis menggunakan rumus prorata yang sama.
Tim juga perlu menyelesaikan koreksi absensi sebelum finalisasi. Jika terdapat perubahan shift atau catatan yang belum lengkap, selesaikan terlebih dahulu agar jumlah hari kerja tidak keliru.
Terakhir, simpan rincian perhitungan. Dokumentasi mengenai tanggal efektif, jumlah hari, nominal dasar, dan komponen pembayaran membantu HR menjelaskan hasil final salary kepada karyawan.
Kesimpulan
Cara menghitung gaji resign tengah bulan dapat dimulai dengan menentukan tanggal efektif terakhir bekerja dan jumlah hari kerja yang masuk dalam periode. HR kemudian menghitung nilai harian serta menyesuaikannya dengan masa kerja terakhir.
Perusahaan juga perlu memeriksa catatan kehadiran dan komponen pembayaran lainnya sebelum finalisasi. Dengan data yang lengkap dan metode yang konsisten, HR dapat menyelesaikan pembayaran terakhir secara lebih teratur dan transparan.
