Perhitungan prorata tidak selalu harus menggunakan jumlah hari kerja. Dalam kondisi tertentu, perusahaan dapat menggunakan jam kerja sebagai dasar untuk menentukan bagian gaji karyawan. Pendekatan ini memberikan perhitungan yang lebih rinci karena HR melihat jumlah jam dalam periode kerja.
Cara menghitung prorata berdasarkan jam kerja dapat digunakan ketika masa kerja karyawan hanya mencakup sebagian periode atau perusahaan memiliki pola kerja yang membutuhkan perhitungan berbasis waktu.
HR perlu mengetahui total jam kerja dalam periode serta jumlah jam yang menjadi dasar pembayaran. Namun, perusahaan harus menentukan metode secara konsisten. HR juga perlu membedakan jam kerja reguler dengan lembur, keterlambatan, izin, atau kondisi lainnya.
Pemisahan tersebut penting agar tim tidak memasukkan seluruh catatan waktu ke dalam satu perhitungan yang sama.
Tentukan Total Jam Kerja dalam Periode
Langkah pertama adalah menentukan total jam kerja normal yang berlaku selama periode penggajian. HR dapat melihat jadwal dan jumlah hari kerja karyawan.
Misalnya, seorang karyawan memiliki jadwal 8 jam per hari dengan 20 hari kerja dalam satu periode. Total jam kerja normalnya menjadi:
20 hari × 8 jam = 160 jam
Jika karyawan baru mulai bekerja setelah periode berjalan dan memiliki 96 jam kerja yang masuk dalam masa kerjanya, HR dapat menggunakan angka tersebut sebagai dasar prorata.
Namun, tim perlu melihat jadwal aktual. Karyawan shift dapat memiliki durasi dan pembagian waktu kerja yang berbeda sehingga HR tidak sebaiknya langsung menggunakan jumlah jam dari karyawan reguler.
Pastikan juga perusahaan menggunakan periode yang sama antara data jadwal dan payroll agar jumlah jam tidak tercampur dengan periode berikutnya.
Hitung Nilai Per Jam dan Gaji Prorata
Setelah menentukan total jam, HR dapat mencari nilai gaji berdasarkan satu jam kerja. Salah satu ilustrasi rumusnya:
Nilai per Jam = Gaji Bulanan ÷ Total Jam Kerja Periode
Kemudian:
Gaji Prorata = Nilai per Jam × Jam Kerja yang Dihitung
Misalnya, karyawan memiliki gaji Rp8.000.000 dengan total 160 jam kerja.
Nilai per jam:
Rp8.000.000 ÷ 160 = Rp50.000
Jika masa kerja yang masuk dalam periode mencakup 96 jam:
Rp50.000 × 96 = Rp4.800.000
Berdasarkan ilustrasi tersebut, nilai prorata mencapai Rp4.800.000 sebelum HR memperhitungkan komponen lainnya.
Metode berbasis jam merupakan salah satu pendekatan dalam cara menghitung gaji prorata. Perusahaan tetap perlu menentukan metode sesuai kebijakan penggajian serta ketentuan yang berlaku.
Bedakan Jam Reguler dengan Catatan Waktu Lain
HR perlu berhati-hati ketika mengambil data jam dari catatan kehadiran. Jam yang tercatat tidak selalu dapat langsung menjadi dasar prorata.
Perusahaan dapat menggunakan aplikasi absensi online untuk membantu mengelola waktu masuk, waktu pulang, jadwal, dan informasi kehadiran yang mendukung proses pemeriksaan.
HR kemudian perlu memisahkan jam kerja reguler dari lembur. Jangan memasukkan jam lembur sebagai tambahan masa kerja prorata jika perusahaan menghitung komponen tersebut menggunakan mekanisme tersendiri.
Hal yang sama berlaku untuk keterlambatan, izin, sakit, cuti, atau tugas luar. Perusahaan perlu mengikuti kebijakan masing-masing kondisi sebelum menentukan jumlah jam final.
Selain itu, periksa perubahan shift dan koreksi absensi. Setelah seluruh informasi sesuai, HR dapat menyimpan rincian jumlah jam, nilai per jam, rumus, dan hasil perhitungan agar proses mudah ditelusuri.
Kesimpulan
Cara menghitung prorata berdasarkan jam kerja dapat dilakukan dengan menentukan total jam dalam periode, mencari nilai per jam, kemudian menyesuaikannya dengan jumlah jam yang menjadi dasar pembayaran.
HR perlu menggunakan jadwal yang tepat serta membedakan jam reguler dengan lembur dan status kehadiran lainnya. Dengan data yang lengkap dan metode yang konsisten, perusahaan dapat melakukan perhitungan prorata berbasis jam secara lebih teratur.
