Cara menghitung upah lembur perlu dimulai dengan memastikan data waktu kerja dan dasar upah karyawan sudah sesuai. Perusahaan tidak cukup hanya melihat waktu pulang untuk menentukan nominal lembur karena setiap pekerjaan tambahan perlu melalui proses pemeriksaan terlebih dahulu.
HR perlu mengetahui jadwal reguler, jumlah jam tambahan, dan kondisi ketika lembur berlangsung. Informasi tersebut membantu perusahaan menentukan data yang nantinya masuk ke proses perhitungan upah.
Selain itu, perusahaan perlu menggunakan formula sesuai ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku. Dengan demikian, proses perhitungan tidak hanya menghasilkan nominal, tetapi juga memiliki dasar yang dapat diperiksa kembali sebelum masuk ke payroll.
Tentukan Durasi Lembur yang Akan Digunakan
Langkah pertama adalah mengetahui jumlah waktu tambahan yang benar-benar termasuk lembur. HR dapat membandingkan jadwal reguler dengan catatan pekerjaan tambahan yang telah terverifikasi.
Sebagai contoh, seorang karyawan memiliki jadwal kerja sampai pukul 17.00. Pada hari tersebut, karyawan menjalankan pekerjaan tambahan sampai pukul 19.30.
Durasi awalnya:
19.30 – 17.00 = 2,5 jam
Jika seluruh waktu tersebut sudah terverifikasi sebagai lembur, HR memiliki data durasi sebesar 2,5 jam untuk proses selanjutnya.
Perusahaan dapat menggunakan aplikasi absensi online untuk membantu mencatat jadwal, waktu masuk, dan waktu pulang. Namun, catatan kehadiran tetap perlu dicocokkan dengan informasi lembur agar HR tidak menggunakan selisih waktu secara otomatis.
Selanjutnya, tim dapat mengelompokkan kondisi lembur sebelum menentukan formula yang sesuai.
Hitung Upah Berdasarkan Nilai Lembur
Setelah mendapatkan durasi, HR dapat melanjutkan penghitungan lembur dengan menentukan nilai upah lembur berdasarkan dasar dan formula yang berlaku.
Untuk mempermudah pemahaman, gunakan simulasi. Misalnya, setelah perusahaan melakukan perhitungan sesuai ketentuan, nilai lembur yang digunakan dalam contoh adalah Rp38.000 per jam.
Karyawan memiliki durasi lembur 2,5 jam. Maka ilustrasi sederhananya:
Upah lembur = nilai lembur per jam × durasi
Rp38.000 × 2,5 = Rp95.000
Berdasarkan simulasi tersebut, nilai upah lembur adalah Rp95.000.
Angka Rp38.000 per jam hanya menjadi contoh untuk menunjukkan mekanisme perhitungan. Nilai aktual tidak boleh perusahaan tentukan secara sembarangan. HR tetap perlu menggunakan dasar upah serta formula yang sesuai dengan kondisi dan ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.
Dengan cara tersebut, perusahaan dapat memisahkan proses menentukan nilai per jam dengan proses menghitung nominal berdasarkan durasi.
Rekap Upah Lembur dalam Periode Penggajian
Dalam satu periode payroll, karyawan mungkin melakukan lembur pada beberapa tanggal. Oleh sebab itu, HR sebaiknya menghitung setiap catatan terlebih dahulu sebelum menentukan total keseluruhan.
Sebagai ilustrasi, setelah menggunakan formula yang sesuai, perusahaan memperoleh hasil berikut:
Senin: 2,5 jam = Rp95.000
Rabu: 2 jam = Rp76.000
Jumat: 3 jam = Rp114.000
Total ilustrasi:
Rp95.000 + Rp76.000 + Rp114.000 = Rp285.000
Dengan demikian, berdasarkan asumsi contoh tersebut, total upah lembur karyawan dalam satu periode mencapai Rp285.000.
Namun, HR tidak sebaiknya hanya menyimpan nominal Rp285.000. Rincian tanggal, durasi, dan hasil masing-masing catatan perlu tetap tersedia agar perusahaan dapat melakukan pemeriksaan ulang.
Selain itu, kondisi lembur setiap tanggal belum tentu sama. Karena itu, perusahaan perlu menentukan formula berdasarkan kondisi masing-masing sebelum menjumlahkan hasilnya.
Proses tersebut membantu HR mengurangi risiko data ganda, durasi yang tertinggal, atau nominal yang masuk ke periode payroll yang salah.
Kesimpulan
Cara menghitung upah lembur dimulai dengan menentukan durasi yang terverifikasi, mendapatkan nilai lembur berdasarkan dasar upah dan formula yang berlaku, kemudian menghitung nominal sesuai jumlah jam.
Sebagai ilustrasi, nilai Rp38.000 per jam dengan durasi 2,5 jam menghasilkan Rp95.000. Namun, perusahaan tetap perlu menentukan nilai aktual berdasarkan kondisi serta ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku. Dengan pencatatan dan pemeriksaan yang konsisten, HR dapat mengelola upah lembur secara lebih teratur sebelum masuk ke payroll.
