Penghitungan lembur sesuai jam kerja perlu mempertimbangkan jadwal reguler setiap karyawan sebelum perusahaan menentukan durasi pekerjaan tambahan. Jam selesai kerja dapat berbeda karena pembagian shift, jadwal operasional, atau pengaturan waktu kerja perusahaan.
Oleh karena itu, HR membutuhkan acuan jadwal yang jelas. Menggunakan satu batas waktu untuk seluruh karyawan dapat membuat data lembur kurang sesuai. Karyawan shift pagi, misalnya, memiliki waktu selesai yang berbeda dengan karyawan shift berikutnya.
HR perlu membandingkan catatan kehadiran dengan jadwal masing-masing sebelum melakukan perhitungan. Selain itu, perusahaan perlu memastikan bahwa waktu setelah jadwal reguler benar-benar termasuk lembur.
Dengan pemeriksaan tersebut, HR dapat memperoleh durasi yang lebih jelas sebelum menentukan nilai upah berdasarkan ketentuan yang berlaku.
Sesuaikan Waktu Lembur dengan Jadwal Karyawan
Langkah pertama adalah melihat jadwal kerja pada tanggal ketika lembur berlangsung. HR perlu mengetahui kapan waktu reguler berakhir agar memiliki titik awal yang tepat untuk memeriksa pekerjaan tambahan.
Sebagai contoh, karyawan A memiliki jadwal sampai pukul 16.00. Setelah mendapatkan pekerjaan tambahan, karyawan tersebut menyelesaikan aktivitas pada pukul 18.30.
Durasi awalnya:
18.30 – 16.00 = 2,5 jam
Sementara itu, karyawan B bekerja dengan jadwal sampai pukul 18.00 dan menyelesaikan pekerjaan tambahan pukul 20.00.
Maka:
20.00 – 18.00 = 2 jam
Contoh tersebut menunjukkan bahwa waktu pulang saja tidak cukup untuk menentukan durasi lembur. Perusahaan dapat memanfaatkan aplikasi absensi online untuk membantu menyimpan jadwal dan catatan kehadiran sehingga HR lebih mudah mencocokkan keduanya.
Hitung Nilai Setelah Durasi Terverifikasi
Setelah mengetahui durasi yang sesuai, HR dapat melanjutkan penghitungan lembur menggunakan dasar upah dan formula yang berlaku. Perusahaan perlu memastikan durasi tersebut sudah melalui pemeriksaan sebelum mengubahnya menjadi nominal.
Sebagai simulasi sederhana, anggap nilai lembur per jam yang telah diperoleh berdasarkan dasar dan formula yang sesuai adalah Rp40.000.
Karyawan A memiliki 2,5 jam lembur. Maka:
Rp40.000 × 2,5 jam = Rp100.000
Sementara itu, karyawan B memiliki dua jam lembur:
Rp40.000 × 2 jam = Rp80.000
Berdasarkan ilustrasi tersebut, karyawan A memperoleh nilai Rp100.000 dan karyawan B Rp80.000.
Namun, angka Rp40.000 per jam hanya digunakan sebagai contoh mekanisme penghitungan. Nilai aktual perlu perusahaan tentukan berdasarkan dasar upah, kondisi pelaksanaan lembur, serta ketentuan ketenagakerjaan yang berlaku.
Dengan begitu, HR tidak sekadar menghitung selisih jam, tetapi juga menggunakan dasar perhitungan yang sesuai.
Perhatikan Perubahan Shift dan Jadwal Kerja
Perubahan jadwal dapat memengaruhi proses pemeriksaan lembur. Misalnya, seorang karyawan biasanya selesai pukul 17.00, tetapi pada tanggal tertentu mendapatkan jadwal yang berakhir pukul 19.00.
Jika karyawan pulang pukul 21.00, HR tidak sebaiknya menghitung lembur sejak pukul 17.00 hanya karena menggunakan jadwal biasanya. Tim perlu melihat jadwal aktual pada tanggal tersebut.
Jika pekerjaan tambahan yang terverifikasi berlangsung setelah pukul 19.00 sampai 21.00, data awal menunjukkan:
21.00 – 19.00 = 2 jam
Oleh sebab itu, perusahaan sebaiknya menyimpan riwayat jadwal atau perubahan shift. Informasi tersebut membantu HR mengetahui jadwal yang berlaku ketika melakukan pemeriksaan pada akhir periode.
Selanjutnya, setiap hasil dapat direkap berdasarkan tanggal, durasi, dan kondisi lembur sebelum masuk ke payroll. Cara ini juga membantu perusahaan menemukan kesalahan ketika terdapat perbedaan antara jadwal dan catatan kehadiran.
Kesimpulan
Penghitungan lembur sesuai jam kerja perlu menggunakan jadwal aktual karyawan sebagai salah satu acuan untuk menentukan durasi pekerjaan tambahan. HR sebaiknya tidak menggunakan satu batas waktu yang sama ketika karyawan memiliki jadwal atau shift berbeda.
Setelah durasi terverifikasi, perusahaan dapat menentukan nilai lembur menggunakan dasar upah dan formula sesuai ketentuan yang berlaku. Dengan jadwal yang jelas, catatan kehadiran yang teratur, dan pemeriksaan sebelum payroll, pengelolaan lembur menjadi lebih mudah ditelusuri serta mengurangi risiko kesalahan perhitungan.
